ГУБЕРНАТОР ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 мая 2013 г. № 40-пг

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
И ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ И ИНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ
АДМИНИСТРАЦИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения подготовки и проведения совещаний, заседаний и иных мероприятий Губернатора Ленинградской области, членов Правительства Ленинградской области, руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области с использованием системы видеоконференцсвязи постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области.
2. Комитету по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области осуществлять техническое обеспечение совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на вице-губернатора Ленинградской области Бурлакова А.Д.

Губернатор
Ленинградской области
А.Дрозденко





УТВЕРЖДЕН
постановлением Губернатора
Ленинградской области
от 15.05.2013 № 40-пг
(приложение)

ПОРЯДОК
ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ,
ЗАСЕДАНИЙ И ИНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ
ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ АДМИНИСТРАЦИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящим Порядком определяются условия и порядок технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области (далее - ВКС).
1.2. В настоящем Порядке применяются следующие понятия:
система ВКС - комплекс программно-аппаратных средств, позволяющих проводить прием и передачу видео- и(или) аудиоинформации между участниками сеанса ВКС;
сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме совещания, заседания и(или) иного мероприятия с дистанционным участием приглашенных участников;
организатор сеанса ВКС - Губернатор Ленинградской области, члены Правительства Ленинградской области, руководители органов исполнительной власти Ленинградской области либо лица, временно их замещающие;
администратор ВКС - уполномоченное комитетом по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области лицо, ответственное за поддержание работоспособности и управление системой ВКС;
оператор ВКС - уполномоченное комитетом по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области лицо, управляющее ходом проведения сеанса ВКС;
абонентский пункт - помещение, оборудованное программно-аппаратными средствами, подключенными к системе ВКС;
технический сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме тестового дистанционного подключения приглашенных участников сеанса ВКС;
рабочий сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме совещания, заседания или иного мероприятия с использованием системы ВКС;
технический специалист - лицо, ответственное за поддержание работоспособности и настройку оборудования системы ВКС в абонентском пункте.
1.3. Система ВКС предназначена для проведения совещаний, заседаний и иных мероприятий (далее - мероприятия) органов исполнительной власти Ленинградской области с участием органов местного самоуправления. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение системы ВКС с системами ВКС других органов и организаций.
1.4. Организацию технического сопровождения, администрирования и развития системы ВКС осуществляет комитет по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области (далее - комитет).

2. Порядок организации мероприятий
с использованием системы ВКС

2.1. Организация сеансов ВКС проводится в соответствии с тематическим планом основных мероприятий Правительства Ленинградской области на квартал и календарным планом основных мероприятий органов исполнительной власти Ленинградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Законодательного собрания Ленинградской области и Избирательной комиссии Ленинградской области на месяц.
2.2. В случае отсутствия сеанса ВКС в планах мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, организатор сеанса ВКС не позднее чем за три дня до даты мероприятия направляет в комитет заявку на проведение мероприятия с использованием системы ВКС (далее - заявка) по форме согласно приложению к Порядку.
2.3. Администратор ВКС согласовывает дату, время и продолжительность мероприятия с использованием системы ВКС, указанного в заявке, с аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.4. В случае поступления нескольких заявок с совпадающими датой и временем проведения мероприятия решение о проведении сеанса принимается председателем комитета по согласованию с организаторами сеансов ВКС и аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.5. Организатор сеанса ВКС не позднее чем за два рабочих дня до даты сеанса ВКС обеспечивает оповещение участников мероприятия и приглашенных лиц.
2.6. В случае проведения мероприятия с использованием системы ВКС при возникновении чрезвычайной ситуации, иных экстренных мероприятий организатор сеанса ВКС согласовывает дату и время проведения сеанса ВКС с председателем комитета и обеспечивает экстренное оповещение участников мероприятия.
2.7. Организаторы сеансов ВКС - руководители органов исполнительной власти Ленинградской области назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с комитетом по вопросам подготовки и проведения мероприятий с использованием системы ВКС (далее - уполномоченное лицо), и направляют соответствующую информацию в комитет.
2.8. При необходимости проведения регулярных сеансов ВКС уполномоченному лицу могут быть предоставлены права оператора ВКС и соответствующие права для доступа к системе ВКС.
2.9. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на мероприятии организуются пресс-службой Губернатора и Правительства Ленинградской области (управлением) аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области по решению организатора сеанса ВКС.
2.10. Абонентские пункты, участвующие в сеансе ВКС, должны иметь статический ip-адрес, выданный администратором единой сети передачи данных Администрации Ленинградской области (далее - ЕСПД).

3. Порядок проведения мероприятий
с использованием системы ВКС

3.1. Перед началом мероприятия с использованием системы ВКС проводится технический сеанс ВКС.
3.2. Технический сеанс ВКС проводится оператором ВКС при участии уполномоченного лица организатора сеанса ВКС, а также технических специалистов в целях проверки работоспособности оборудования абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, уровней звука, доведения программы мероприятия до участников мероприятия и приглашенных лиц.
3.3. Технический сеанс ВКС начинается не менее чем за 45 минут до начала мероприятия, если иное не указано в заявке организатора ВКС, и прекращается за пять минут до начала рабочего сеанса.
3.4. При проведении технического сеанса ВКС оператор ВКС отключает микрофоны во всех абонентских пунктах.
3.5. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с порядком проведения мероприятия.
3.6. Участники сеанса ВКС и приглашенные лица должны быть обращены лицом к камере терминала, соблюдать рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса ВКС.
Во время проведения мероприятия с использованием системы ВКС исключаются любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи).
3.7. В целях технического обслуживания системы ВКС администратором ВКС могут проводиться дополнительные технические сеансы ВКС с техническими специалистами.

4. Обязанности администратора ВКС

Администратор ВКС обязан:
управлять конфигурацией и настройками оборудования системы ВКС, в том числе обновлением программного обеспечения и модернизацией оборудования;
определять обязанности операторов ВКС;
оказывать методическую и техническую помощь операторам ВКС и техническим специалистам в целях повышения качества и надежности сеансов ВКС;
определять техническую возможность сопряжения системы ВКС с системами ВКС других органов и организаций, обеспечивать указанное сопряжение.

5. Обязанности оператора ВКС

Оператор ВКС обязан:
осуществлять оперативный контроль и управление работой системы ВКС в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС;
осуществлять подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС;
управлять раскладками экрана участников сеанса ВКС;
незамедлительно оповещать администратора ВКС о возникновении технических неисправностей в работе системы ВКС;
обеспечивать соблюдение настоящего Порядка.

6. Обязанности технического специалиста

Технический специалист обязан:
своевременно прибыть в абонентский пункт;
включить и проверить работоспособность оборудования абонентского пункта, а также соответствие ip-адреса абонентского пункта ip-адресу, выданному администратором ЕСПД;
проверить текущую раскладку экрана абонентского пункта и при необходимости сообщить оператору ВКС о ее отличии от полноэкранной;
принять меры к устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС;
при невозможности устранения возникших неисправностей до начала сеанса ВКС проинформировать оператора ВКС;
выполнить необходимые установки положения камеры ВКС абонентского пункта;
разъяснить необходимые действия при обращении к участнику сеанса ВКС других участников, а также способ осуществления запроса на предоставление участнику сеанса ВКС голосового и видеопотока;
наблюдать за активностью пользователей локальной сети в период проведения сеансов ВКС и ограничивать использование приложений, приводящих к росту загрузки канала передачи данных;
незамедлительно ставить в известность оператора ВКС о разрыве связи во время сеанса ВКС и о принимаемых мерах;
обеспечивать соблюдение настоящего Порядка.





Приложение
к Порядку...

ЗАЯВКА
на проведение совещания, заседания
или иного мероприятия с использованием
системы видеоконференцсвязи Администрации
Ленинградской области

1. Организатор сеанса видеоконференцсвязи (далее - сеанс ВКС):
___________________________________________________________________________
2. Тема (повестка дня) мероприятия: ___________________________________
___________________________________________________________________________
3. Фамилия, имя, отчество уполномоченного лица по вопросам подготовки и
проведения сеанса ВКС: ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
4. Адрес электронной почты уполномоченного лица: ______________________
___________________________________________________________________________
5. Номер телефона уполномоченного лица: _______________________________
6. Дата и время проведения сеанса ВКС: ________________________________
7. Длительность проведения сеанса ВКС: ________________________________
8. Количество абонентских пунктов, участвующих в сеансе ВКС:
___________________________________________________________________________
9. Необходимость видеозаписи совещания (да/нет): ______________________
10. Необходимость аудиозаписи совещания (да/нет): _____________________

________________________ _______________ ____________________________
(наименование должности (подпись) (фамилия, инициалы)
организатора сеанса ВКС)

"__"___________ 20__ года


------------------------------------------------------------------